Conditions applicables au 1/01/2016
Les présentes conditions générales régissent le service de location de salles de réunion (ci-après « le service ») réalisé par l’IFIS dans son centre de formation appelé aussi « Espace-Rieux » (ci-après « le Centre ») auprès du client (ci-après « le bénéficiaire »).
Toute réservation de salle emporte acceptation sans réserve des présentes conditions générales de location.
L’IFIS se réserve le droit de modifier à tout moment tout ou partie de ces dernières.
Article 1 : Description du service
1.1 Les prestations suivantes sont disponibles au sein du Centre :
- location de salles
- accès Wi-Fi illimité
- vidéoprojecteur ou téléviseur grand écran
- boissons chaudes, jus de fruits et eau minérale (dans les salles de réunion). La quantité d’éléments en libre-service est proportionnelle au nombre de personnes accompagnant le bénéficiaire.
- un paperboard dans chaque salle avec au minimum 4 feutres de couleur
1.2 Le Centre est ouvert sans interruption de 7h30 à 20h du lundi au vendredi, hors jours fériés français, cas de force majeure ou événement rendant impossible le service.
Le Centre est fermé pendant trois semaines au mois d’aout et une semaine en fin d’année.
Article 2 : Souscription au service
2.1 La réservation de salle et de prestation doit faire l’objet d’une demande écrite : par fax, par courriel, sur le site internet "espace rieux" ou sur place. La réservation n’est effective qu’après envoi d’une confirmation par l’IFIS.
2.2 Toute demande de location doit mentionner l’objet de la réunion ou de la manifestation. Sont exclues toutes les manifestations à caractère politique, religieux ou militant ainsi que celles susceptibles de provoquer controverses ou troubles à l’ordre public.
2.3 La durée de la manifestation doit se conformer aux horaires convenus au moment de la réservation et sauf dérogation expresse préalable, la prise de possession et la libération de l’espace loué devra intervenir dans le créneau horaire convenu. En cas de dépôt de matériels avant ou après une location, ceux–ci restent sous la responsabilité du client.
Article 3 : Obligations du bénéficiaire
3.1 L’autorisation délivrée au bénéficiaire revêt un caractère personnel. Il est interdit au bénéficiaire de transmettre son droit à toute autre personne physique ou morale.
3.2 Compte tenu de l’absence de capacités de stockage, les modalités de livraison avant ou après manifestation font obligatoirement l’objet d’un accord préalable fixant avec précision la nature, le conditionnement et le poids des objets ou marchandises. Les horaires et modes de livraison devront être respectés aux jours et heures prévus. En cas de dépassement les marchandises encombrantes pourront être évacuées et détruites aux frais du client.
3.3 Le nombre de personnes indiqué pour chacune des salles doit être obligatoirement respecté pour des raisons de sécurité. Le bénéficiaire engage sa responsabilité et sera poursuivi, en cas de sinistre, s’il ne respecte pas le nombre maximum de personnes par salle tel qu'indiqué sur le site "Espace-Rieux".
3.4 Le loueur reconnait avoir souscrit les assurances nécessaires pour couvrir les risques et dommages qui pourraient découler de l’utilisation de la salle ou des salles louées, et assumer la responsabilité et le contrôle de l’événement qu’il organise.
3.5 Lors de la location d’une salle de réunion dans le but d’y recevoir des candidats pour un recrutement, si une annonce d’offre d’emploi est publiée dans la presse, celle-ci doit être communiquée à l’IFIS. Le bénéficiaire annonceur devra indiquer son nom dans l’annonce.
3.6 Le bénéficiaire fait son affaire personnelle de toutes les autorisations et déclarations de nature réglementaire liées à la réunion ou manifestation organisée en particulier : assurances, déclarations à la SACEM, réglementation du travail, entre autre.
3.7 Le bénéficiaire s’engage à respecter impérativement les consignes de sécurité et d’hygiène affichées et s’interdit de faire pénétrer des animaux.
3.8 Le bénéficiaire s’interdit également de fumer dans les salles et dans les parties communes couvertes. Un lieu indiqué dans le patio est réservé aux fumeurs.
3.9 Le bénéficiaire devra veiller à ce que la tranquillité des lieux ne soit troublée en aucune manière de son fait ou du fait des personnes l’accompagnant.
3.10 Le bénéficiaire s’engage à fermer la salle s’il s’absente durant la période de location ainsi qu’à l’issue de la location.
3.11 Les salles, leurs mobiliers et équipements sont réputés remis en bon état au bénéficiaire, toute réclamation doit être formulée lors de la prise de possession de la salle. Les salles et matériels devront être remis dans le même état à la fin de l’occupation.
3.12 Tout objet concernant la décoration des salles devra être soumis pour approbation au responsable du Centre.
Le bénéficiaire s’engage à remettre en état originel et à ses frais tout ou partie des installations techniques ou éléments décoratifs qui auraient été modifiés à l’occasion de ses activités à l’IFIS.
Article 4 : Dispositions financières
4.1 Le service et les prestations complémentaires sont payants suivant les tarifs en vigueur lors de la réservation.
Les tarifs en vigueur sont disponibles par internet sur le site de l'Espace Rieux, par téléphone, par mail ou sur place au comptoir accueil information.
4.2 IFIS se réserve le droit de demander le versement d’un acompte à hauteur de 50% au bénéficiaire.
4.3 La facturation se fait à la demi-journée ou à la journée.
Le tarif demi-journée est applicable pour les locations :
- de 7h30 à 13h30
- de 14h à 20h
- de 11h à 15h avec l’offre réunion plateaux repas. Les réservations dans ce cas ne sont admises que dans les 48 heures précédant la réunion.
4.4 Sous réserve de disponibilité, tout dépassement d’horaire ou toute prestation supplémentaire par rapport à la réservation fera l’objet d’une facturation supplémentaire.
4.5 Les modalités de paiement sont à réception de la facture.
4.6 La facture doit être payée dans les trente jours maximum de sa date d’émission.
En cas de retard de paiement, les sommes dues produiront intérêts de plein droit et sans formalité sur la base de une fois et demi le taux d’intérêt légal en vigueur, sans préjudice de tout dommages et intérêts et de tout recours de l’IFIS.
Article 5 : Les conditions d’annulation
5.1 Le bénéficiaire doit impérativement exprimer sa demande d’annulation, même partielle, par écrit.
5.2 Toute location annulée moins de 48 heures à l’avance sera facturée 50% du tarif de la salle réservée. Toute réservation annulée le jour même sera facturée à 100%, une annulation sans préavis entraine également une facturation à 100%.
Article 6 : Responsabilité
6.1 La salle est sous l’entière responsabilité du bénéficiaire pendant la location.
Le bénéficiaire est notamment responsable des dégradations des locaux, de la dégradation ou du vol de tout matériel.
Les réparations nécessaires et le remplacement de tout matériel manquant seront effectués aux frais entiers du bénéficiaire.
6.2 Le bénéficiaire est responsable de tout dommage direct ou indirect que lui-même ou les personnes l’accompagnant auraient causés.
6.3 IFIS décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature qu’ils soient (vols, dégradations…) susceptibles d’atteindre les objets, effets ou matériels apportés par le bénéficiaire ou les personnes l’accompagnant.
6.4 IFIS ne sera tenu pour responsable vis-à-vis du bénéficiaire, de l’inexécution ou d’un retard dans l’exécution, qui serait dû à la survenance d’un cas de force majeure ou de tout autre événement rendant impossible le service.
Sont notamment considérés comme tels : un incendie, une inondation, une explosion, un accident.
Article 7: Informatique et libertés
Conformément aux dispositions de la loi n°2004-801du 6 août 2004 modifiant la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite « loi Informatique et Libertés », relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ainsi que conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous disposez d’un droit d’accès aux données et d’information, un droit à la rectification des données, à leur effacement et à la limitation de leur utilisation, un droit à la portabilité des données et un droit de recours en adressant un mail à l’adresse suivante : DPD@ifis.fr ou 15 rue Rieux - 92517 Boulogne-Billancourt Cedex.
Article 8 : Litiges
En cas de litige ou de contestation, le Tribunal de Commerce de Nanterre sera seul compétent. Toutes les conditions ci-dessus sont réputées acceptées par le client dès lors qu’il a adressé le bon de réservation ou le devis.
Espace Rieux est une marque déposée de l'Institut de Formation des Industries de Santé.
